Tientallen soorten vergoedingen en verstrekkingen. Allemaal met hun eigen regeltjes en uitzonderingen. Dát moet eenvoudiger kunnen, dacht de overheid. En voerde de werkkostenregeling (WKR) in. Maar communicatie over arbeidsvoorwaarden wordt door de nieuwe regeling helemaal niet simpeler. Je krijgt er juist een communicatie-uitdaging bij.

De werkkostenregeling vormt een forse uitdaging voor de arbeidsvoorwaardencommunicatie. Omdat je werknemers de nieuwe regels moet uitleggen, natuurlijk. Maar zeker ook omdat de wijziging de arbeidsvoorwaarden flink duurder kan maken. Veel werkgevers zullen deze extra lasten delen met werknemers. En dan heb je heel wat uit te leggen!

Arbeidsvoorwaarden kosten geld

Waarom kunnen de kosten van arbeidsvoorwaarden onder de WKR zoveel hoger uitvallen? Daarvoor moeten we kijken hoe de regeling werkt. Iedere organisatie mag 1,4 procent van de totale fiscale loonsom (in 2012) besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte geldt voor alle werknemers samen. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Sommige zijn vrijgesteld en bepaalde verstrekkingen (in natura) mag de werkgever op nihil waarderen. Overschrijdt de werkgever de limiet van 1,4 procent, dan betaalt hij over het meerdere 80 procent eindheffing. Hij kan dit voorkomen door bepaalde zaken niet langer te vergoeden of verstrekken. Of door ze als loon aan te merken, maar dan betaalt de werknemer er loonheffingen over. Minder vergoedingen of hogere kosten: dat is natuurlijk geen leuk nieuws.

Positieve boodschap

Tot en met 2013 kunnen organisaties nog kiezen voor het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen. Per 1 januari 2014 wordt de WKR verplicht. Verstrekt of vergoedt je organisatie nu veel zaken? Dan is de kans groot dat je de vrije ruimte van 1,4 procent inderdaad overschrijdt. Arbeidsvoorwaarden aanpassen wordt dan voor je organisatie aantrekkelijk of zelfs noodzakelijk. Juridisch gezien is het soms lastig om de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Werknemers hebben immers recht op de afgesproken benefits. Maar de uitdaging voor je communicatiebeleid is zeker zo groot. Want hoe maak je van vervelend nieuws een positieve boodschap?

Communiceren is uitleggen

Goede communicatie over de werkkostenregeling vraagt meer dan een simpele mededeling. Deze richtlijnen helpen je de WKR en de gevolgen ervan goed uit te leggen.

  • Begin de communicatie ruim voordat je organisatie uiterlijk op 1 januari 2014 overstapt op de WKR.
  • Leg uit wat de WKR globaal inhoudt en wat dit betekent voor de arbeidsvoorwaarden.
  • Noem niet alleen de wijzigingen die je wilt doorvoeren, vertel ook waarom ze nodig zijn. Zeker als de gevolgen voor werknemers nadelig zijn. Zo creëer je begrip en draagvlak.
  • Zorg dat werknemers de regels en uitleg schriftelijk krijgen, maar leg die ook persoonlijk uit. Zo kunnen werknemers vragen stellen en kun je reageren op eventuele ontevredenheid

Keuzes maak je samen

Communiceren betekent niet alleen praten, maar ook luisteren. Er zijn vaak diverse manieren om een nieuw arbeidsvoorwaardenpakket in te vullen. Vraag het personeel om mee te denken. Als je goed hebt uitgelegd waarom de arbeidsvoorwaarden moeten wijzigen, kan het personeel helpen een goed én betaalbaar pakket te kiezen. Leg de wijzigingen voor aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Of voer een enquête uit onder het personeel. Samen maak je de beste keuzes!

Meer weten over de fiscale ins en outs van de werkkostenregeling? Lees de blog Werkkostenregeling maakt het niet makkelijker.  


Deze blogpost werd geschreven door Ellen Kraft, redacteur en projectmanager Informatieve teksten. Wetsteksten, cao’s, de nieuwste regelgeving: Ellen wil het naadje van de kous weten. Ze pluist graag ingewikkelde HR-onderwerpen uit en schrijft er toegankelijke, vlotte teksten over. Grote hoeveelheden informatie handig structureren en aantrekkelijk aanbieden doet ze met plezier. Organisaties adviseren over hun arbeidsvoorwaardencommunicatie met overgave.