Sinds 2011 bestaan de werkkostenregeling (WKR) en de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen naast elkaar. Werkgevers konden elk jaar kiezen op welke manier ze hun vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandelden. Deze keuzevrijheid is voorbij: vanaf 2015 moeten alle werkgevers over op de werkkostenregeling. Wel worden de regels iets aangepast, omdat werkgevers in de praktijk tegen een aantal problemen aanliepen. 

De basis

Hoe zat het ook alweer met de werkkostenregeling? In juli 2011 legde ik het al eens uit. De basis van de regeling verandert niet. Werkgevers hebben een vrije ruimte waarbinnen ze werknemers onbelast zaken kunnen vergoeden en verstrekken. Daarnaast zijn er voor werkgerelateerde zaken nihilwaarderingen en vrijstellingen.

Noodzakelijk

Een eerste verandering is de invoering van het noodzakelijkheidscriterium. Kort samengevat houdt dit criterium in dat als een werkgever vindt dat een werknemer bijvoorbeeld een tablet nodig heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren, hij die tablet onbelast kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Het is dan simpelweg geen loon en blijft helemaal buiten de salarisadministratie, vrije ruimte of loonstrook. Het maakt niet uit of een werknemer er privé ook voordeel van heeft. Een eventueel privévoordeel wordt dus niet belast, zolang hij de tablet in ieder geval ook voor zijn werk gebruikt. Vanaf 2015 geldt dit noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en daarmee vergelijkbare apparatuur, zoals tablets en laptops. Hiermee vervallen een hoop ingewikkelde regels rondom computers en tablets, zoals de diameter van het scherm en het percentage zakelijk gebruik.

Afrekenen

Geeft de werkgever meer onbelaste vergoedingen en verstrekkingen dan in de vrije ruimte passen, dan moet hij 80% eindheffing betalen over het bedrag dat daarboven uitkomt. Hij hoeft dit echter pas na afloop van het jaar te toetsen en af te rekenen. Nu zijn er nog drie afrekeningmethodes, waarbij de werkgever gedurende het jaar moet toetsen of hij al dan niet binnen de vrije ruimte blijft. Dat is niet meer verplicht. Het is natuurlijk wel verstandig om af en toe te checken of de vrije ruime niet wordt overschreden.

Korting

Een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde in het winkelwezen: de personeelskorting. Onder de oude regeling was dit voordeel onbelast door een vrijstelling, in de WKR belandde de onbelaste korting in de vrije ruimte. Wiebes heeft er opnieuw een vrijstelling van gemaakt. Hierdoor snoept de personeelskorting vanaf 2015 geen vrije ruimte meer op.

Onbelast op de werkplek

Voor een aantal voorzieningen op de werkplek maakt het vanaf 2015 niet meer uit of de werkgever die vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, bijvoorbeeld werkkleding of arbovoorzieningen. In de ‘oude’ WKR gold voor bepaalde voorzieningen een nihilwaardering als de werkgevers ze ter beschikking stelde op de werkplek. Een vergoeding of verstrekking van precies dezelfde voorziening viel echter in de vrije ruimte. Een rare scheiding, die Wiebes wil wegwerken met een vrijstelling.

Minder ruim

Bovenstaande vereenvoudigingen kosten geld. Want hierdoor kunnen meer werkgevers meer belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Daarom gaat vrije ruimte in 2015 omlaag van 1,5% naar 1,2% van de totale loonsom. Dus minder ruimte voor onbelaste arbeidsvoorwaarden.

Prinsjesdag

De verdere uitwerking van die wijzigingen komt met Prinsjesdag. Wachten tot Prinsjesdag is echter niet verstandig. Want alle werkgevers moeten sowieso een overzicht hebben van hun huidige vergoedingen en verstrekkingen. De invoering van de WKR kan betekenen dat werkgevers hun arbeidsvoorwaarden moeten aanpassen. En zo’n traject kost tijd. Wie wacht tot 31 december 2014, is te laat.

 


Deze blog is geschreven door Esther van Tienen, vakredacteur en projectmanager bij Ravestein & Zwart. Zij houdt zich dagelijks bezig met informatieve teksten over onder andere arbeidsvoorwaarden, loonheffingen en pensioen.