Bijna iedere organisatie heeft wel een personeelsreglement. Vaak is het niet meer dan een doc'je of pdf'je, dat jaarlijks plichtmatig even wordt bijgewerkt. Toch kun je met dit reglement zo veel méér doen. Het is een ideaal middel om werknemers te tonen welke waardevolle arbeidsvoorwaarden de organisatie biedt. Een helder, prettig leesbaar reglement dat digitaal optimaal ontsloten is, maakt communicatie over arbeidsvoorwaarden eenvoudiger en efficiënter.

Door de arbeidsvoorwaarden bij elkaar te zetten in het personeelsreglement, bied je werknemers duidelijkheid. Je voorkomt verwarring doordat bepaalde voorwaarden in de cao staan en andere alleen in individuele arbeidsovereenkomsten. Bovendien bevorder je gelijke behandeling: de voorwaarden in het reglement gelden voor alle werknemers. Het personeelsreglement is dus een praktisch juridisch hulpmiddel. Maar het kan nog een belangrijke functie vervullen: het is ook een uitstekend communicatiemiddel. Maak daarom van dit centrale HR-document een pijler van je HR-communicatie.

Communiceer over kernwaarden

Als je een personeelsreglement gaat opstellen, moet je je afvragen wat je met werknemers wilt communiceren. Je neemt natuurlijk op welke arbeidsvoorwaarden de werkgever biedt. Dat is belangrijk voor werknemers: het vormt de beloning voor hun werk en maakt dat werk prettiger en aantrekkelijker. Daarnaast zijn er regels en richtlijnen waaraan iedereen zich moet houden, om prettig en met respect voor elkaar samen te kunnen werken. Maar je kunt méér communiceren dan arbeidsvoorwaarden en regels. Het reglement is ook het perfecte middel om de kernwaarden vast te leggen. Om te tonen waar de organisatie voor staat. Daaruit vloeien immers de afspraken en arbeidsvoorwaarden voort. Het is goed om in het reglement een wij-gevoel te creëren. Wij vinden dit belangrijk. Wij zetten ons hiervoor in. Timmer niet alles dicht met regeltjes, maar laat zien dat je vertrouwen stelt in de medewerkers. Dat is belangrijk om te communiceren, want daardoor voelen ze zich betrokken en gewaardeerd.

Maak het aantrekkelijk en actueel

Je moet er natuurlijk ook voor zorgen dat het personeelsreglement werknemers aanspreekt. Voorwaarde is dat het reglement gemakkelijk en prettig leesbaar is. Helder taalgebruik, korte zinnen en een logische indeling. Gebruik geen juridische termen of zinsneden uit te wet. In gewone mensentaal klinken arbeidsvoorwaarden veel aantrekkelijker! De tijd van pakken papier met een ringbandje is ook voorbij. Een digitaal reglement is veel handiger voor de organisatie en de werknemers. Je kunt het gemakkelijker actualiseren. En als je het reglement via internet of intranet beschikbaar stelt, gebruiken werknemers altijd de laatste versie.

Benut de digitale mogelijkheden

Niet alleen óf je het reglement digitaal aanbiedt, maar ook hóe is belangrijk. Je kunt gewoon een pdf'je online zetten. Maar dat is lastig doorzoekbaar en de structuur is vaak niet duidelijk. Je kunt er ook voor kiezen de tekst direct op een website te zetten. Zorg dan voor beperkte informatie per webpagina, verdeeld in korte alinea's met duidelijke tussenkoppen. Neem iedere pagina op in een helder menu, dat ook op iedere pagina zichtbaar is. Deze vorm biedt diverse voordelen. Je kunt:
• direct in de tekst wijzigingen aanbrengen
• verwijzen naar een specifiek onderdeel van het reglement
• linken naar andere documenten
• actuele of belangrijke zaken uitlichten
• een zoekfunctie toevoegen
• veelgestelde vragen beantwoorden
• stappenplannen of checklists opnemen

Maak het reglement onmisbaar

Een goed ontsloten reglement? Fantastisch. Maar hoe krijg je werknemers zo ver dat ze het daadwerkelijk gebruiken? Stel het reglement centraal in de communicatie over arbeidsvoorwaarden. Verwijs naar het reglement, iedere keer als arbeidsvoorwaarden, regels of de kernwaarden ter sprake komen. Een wijziging in de regels? Even de aandacht vestigen op belangrijke punten? Communiceer het via intranet, e-mails, LinkedIn en Twitter, met een hyperlink naar het juiste onderdeel in het digitale reglement. En zet eens een linkje in de Outlookagenda bij alle vergaderitems over arbeidsvoorwaarden. Zo maak je het reglement letterlijk onmisbaar! 


Deze blogpost werd geschreven door Roel van Dooren, senior redacteur, adviseur en projectmanager bij Ravestein & Zwart. Veelvraat als het gaat om inhoudelijke kennis. Bron van werkplezier: ingewikkelde materie heldertoegankelijk en aantrekkelijk verwoorden.

Tags: Arbeidsvoorwaardencommunicatie