Een succesvolle aanbesteding draait om kwaliteit én herkenbaarheid

‘Kruip in de huid van de opdrachtgever’

Aanbestedingen zorgen voor steeds meer hoofdbrekens bij opdrachtgevers en inschrijvers. De procedures dijen uit, de lijst van eisen en wensen groeit. En getuige het grote aantal rechtszaken dat volgt na een oordeel, is de uitslag niet altijd onomstreden. Hoe doe je het als inschrijver goed? Door in de huid van de opdrachtgever te kruipen: wat heeft die écht nodig? Natuurlijk, prijs speelt altijd een rol. Maar aanbestedingen win je tegenwoordig op kwaliteit.

Veel mensen denken dat aanbesteden een relatief recent fenomeen is, maar niets is minder waar. De eerste aanbestedingsregels zijn al ruim 200 jaar oud: ze stammen uit 1815. Tegen het einde van de 20e eeuw, vanaf 1970, nemen Europese regels voor een vrije en eerlijke concurrentie een vlucht. Als onderdeel van de set van regels die gelijke kansen voor bedrijven op de interne Europese markt moet garanderen.

Van prijs naar duurzaamheid

De criteria van aanbestedingen zijn sinds die tijd veranderd. Het begon met prijs. De overheid moet geen belastinggeld over de balk smijten en zich niet laten leiden door vriendjespolitiek. Een procedure die de opdracht gunt aan de goedkoopste partij, bespaart belastinggeld. Maar wat als inschrijvers niet voor dat bedrag kúnnen leveren of inferieure, milieuonvriendelijke materialen inzetten en hun werknemers onderbetalen? Als antwoord hierop deed de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) haar intrede, een verzameling van (sub)criteria anders dan de laagste prijs. In de gewijzigde Aanbestedingswet van 1 juli 2016 kregen publieksgerichtheid, duurzaamheid en risicobeheersing meer gewicht. Gelijktijdig veroverde Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) een plek in het aanbestedingslandschap. Inkopen met aandacht voor personen met afstand tot de arbeidsmarkt, inclusiviteit, circulariteit en biobased ondernemen.

Foto: Anna Shvets

Het draait niet om jou

Prijs is nu vaak een ondergeschikt criterium, ten gunste van risicobeheersing en kwaliteit. Een verhouding kwaliteit 80%, prijs 20% is geen uitzondering. Een waslijst aan criteria, eisen en wensen is het gevolg. Het woord ‘wens’ drukt de verschuiving van prijs naar kwaliteit misschien wel het sterkst uit. Het is ook precies bij deze wensen waar inschrijvers regelmatig de mist in gaan. Ze schrijven vanuit hun eigen beleving, over hún belangrijkste kwaliteit. Ze gebruiken redeneringen en formuleringen die ze lenen van de marketingafdeling. Het is een recept voor ongeluk: de opdrachtgever zal het plat gezegd worst zijn wat jouw sterkste kwaliteiten zijn. Sterker nog: de inschrijver die vooral over zichzelf vertelt, kan de suggestie geven dat deze de dingen vooral op de eigen manier wil doen. Een overheidsopdrachtgever wil juist weten dat een inschrijver levert wat hij zoekt en dat doet op de manier die de opdrachtgever voor ogen heeft.

Voldoen aan de wensen

Een succesvol bid vereist dan ook dat de inschrijver in de huid van de opdrachtgever kruipt. Wat vindt die écht belangrijk? Wat is zijn vraag achter de vraag? Met welke uitdaging kampt hij? Succes bij aanbestedingen met een grote rol voor kwalitatieve criteria staat of valt bij het opschrijven wat de opdrachtgever wil lezen: geen spectaculaire verrassingen (tenzij daar expliciet om gevraagd wordt!), maar betrouwbaarheid. De opdrachtgever beoordeelt hoe geloofwaardig het verhaal van de inschrijver is; dat gebeurt doorgaans met een leescommissie. Reclameboodschappen (“Miele er is geen betere”) zijn niet te verifiëren en zeggen daardoor niets over betrouwbaarheid. Kwaliteit vraagt om degelijkheid en zorgvuldigheid, niet om risico’s. Een opdrachtgever leest het verhaal van de inschrijver en beoordeelt dat met maar één gedachte in het achterhoofd: levert hij wat ik zoek? In dit geval letterlijk, door punten toe te kennen aan dit verhaal. Waarmee scoor je punten met jouw aanbesteding? Door te voldoen aan de wensen van de klant en geloofwaardig en verifieerbaar op te schrijven hoe je dat gaat doen.

Schep vertrouwen met herkenbare taal

Een succesvol bid vraagt ook om herkenbaarheid. Zodat de lezer – de opdrachtgever – direct weet: deze inschrijver begrijpt wat ik bedoel. Dat betekent jouw verhaal vertellen in de woorden van de opdrachtgever. Wat staat in de missie? Wat waren de speerpunten en thema’s in het laatste beleidsplan? Gebruik die thema’s en bewoordingen in jouw tekst. Wie als inschrijver de taal spreekt van de beoogde opdrachtgever, creëert vertrouwen. Vertrouwen dat jij de opdrachtgever begrijpt. Zodat jij die felbegeerde opdracht in de wacht sleept.

Deze blogpost is geschreven door Pieter van Megen.