Hulp bij aanbestedingen: 8 tips om te winnen

Aanbestedingen: je ontkomt er als bedrijf haast niet aan. Of het nu gaat om bruggen, IT-systemen of mondkapjes –  grote overheidsopdrachten worden vaak alleen nog maar vergund na een intensief, kostbaar traject. Een traject zonder garanties. Je wilt die mooie opdracht natuurlijk binnenhalen. Maar win je niet, dan sta je met lege handen: geen opdracht, geen vergoeding. We bieden 8 tips voor hulp bij aanbestedingen.

R&Z heeft ruime ervaring met hulp bij aanbestedingen bieden. We doen er als bureau zelf aan mee en, belangrijker nog, we helpen regelmatig klanten op weg naar een winnend bid. Dat doen we nu zo’n vijf jaar. Jaren waarin we veel geleerd hebben en waarin we gezien hebben dat prijs al lang niet meer zaligmakend is. Kwaliteitscriteria wegen steeds zwaarder bij de gunning. Meer dan ooit word je als bedrijf uitgedaagd om je verhaal goed op orde te hebben en om dit ook nog ’ns feilloos op te schrijven. Zelf ben ik nu zo’n 3 jaar betrokken bij aanbestedingen voor klanten. Mijn ervaring tot dusver heb ik verwerkt tot hulp bij aanbestedingen: 8 tips om te winnen.

1. Niet schieten is soms verstandiger

Niet geschoten is altijd mis. Iedereen kent de uitdrukking, de aansporing: probeer het toch! Bij aanbestedingen gaat dit devies niet op. De eerste stap – bid of no-bid – is cruciaal Bepaal voor je meedoet eerst of je écht kans hebt om te winnen. Als je bij voorbaat inschat dat de kans klein is dat je wint, kun je beter niet meedoen, zeker niet als je weet hoeveel tijd en energie er mee gemoeid is. Pick your battles.

2. Lezen, lezen, lezen

ls je besluit mee te doen, lees dan de uitvraag nog eens goed door. En nog eens. Dat klinkt als een open deur, maar dat is het niet. De uitvraag is niet altijd helder en in soms moeilijk leesbare juridische taal opgeschreven. Lees de vragen meerdere keren. Wat bedoelt de uitvrager precies? Wat is de vraag achter de vraag: de eigenlijke wens? Begin pas met het formuleren van je antwoord als jij en jouw ‘bidteam’ het eens zijn over de exacte vraag én over de vraag achter de vraag. Dit bespaart veel tijd en energie verderop in het proces.

3. Van buiten naar binnen

Bedrijven focussen in hun bid nog te vaak op hún usp’s. Ze schrijven hún verhaal vanuit hún bedrijfsfilosofie en prijzen zichzelf aan met ronkende woorden en dito beloftes. Een klassieke fout.

Jouw filosofie interesseert opdrachtgevers niet – tenzij ze er expliciet naar vragen. Opdrachtgevers willen weten hoe jij levert wat zij vragen.

Jouw filosofie interesseert opdrachtgevers niet – tenzij ze er expliciet naar vragen. Opdrachtgevers willen weten hoe jij levert wat zij vragen. Daarom: denk van buiten naar binnen. Kruip in de huid van de opdrachtgever, lees beleidsdocumenten en toekomstvisies om te weten wat deze belangrijk vindt. Zo kom je te weten waar de pain & gain zit van de opdrachtgever. Vandaaruit kun je bedenken wat jouw verhaal, jouw winnende boodschap is.

4. Jouw verhaal in de woorden van de opdrachtgever

Je gaat aan de slag met jouw verhaal. Hoe verzeker je de opdrachtgever ervan dat jouw club geknipt is voor de job? Schrijf jouw verhaal op in zijn woorden. Dat betekent, heel concreet, dat je bijvoorbeeld de woorden uit de uitvraag herhaalt. Zo laat je zien dat je de vraag van de opdrachtgever en diens denkwijze begrijpt. Je onderbouwt jouw verhaal verder door aan te geven wat jij voor vergelijkbare opdrachtgevers hebt gedaan in vergelijkbare gevallen. Hiermee maak je jouw claims geloofwaardig.

5. Aanscherpen en doorgeven

Nu jouw verhaal staat, ga je naar de volgende fase. Je scherpt het verhaal aan totdat het messcherp is. Dat betekent dat je dezelfde tekst tot in den treure langsloopt. Is het een consistent betoog, geef je op herkenbare wijze antwoord op de vraag, ontbreken er nog onderdelen? Op een gegeven moment krijg je vierkante ogen. Dan is het tijd om te stoppen en de tekst te laten liggen. Geef hem door aan een collega die de tekst nog niet eerder zag. Met frisse blik beoordeelt die of het verhaal na alle aanscherpingen nog steeds antwoord geeft op de vraag.

6. Regie en workflow

Hoe meer mensen en partijen aan een tender werken, hoe belangrijker de afstemming is. Een beknopte checklist voor iedere fase is handig: wat doe je wanneer en hoe? Zeker in de eindfase is dit cruciaal. Je wilt niet dat jouw collega twee dagen voor de deadline nog met tientallen nieuwe opmerkingen komt. Dan is het te laat om daar iets mee te doen. Werken met een projectmanagementsysteem als Trello of een tool als Microsoft Teams helpt om overzicht te houden.

7. Alarmwoorden: is het SMART genoeg?

In veel aanbestedingen staat het letterlijk: schrijf uw antwoord zo SMART mogelijk op. Het acroniem SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) wordt veel gebruikt. Maar hoe maak je een tekst SMART? Dat is vaak nog een hele, soms verraderlijke, puzzel. Het betekent in ieder geval dat je alles wat je doet en belooft zo concreet mogelijk maakt. Het moet volledig duidelijk zijn wat je levert, hoe je levert en wanneer maar bovenal dát je levert. Tip: doe een check op alarmwoorden. Een SMART-tekst heeft geen woorden als vaak, soms, meestal, veelvuldig, af en toe en misschien. Geen constructies als: we willen of we gaan. Staan deze er toch nog meermalen in, dan is er dus nog werk aan de winkel.

8. Check, check, dubbelcheck

Wij hebben een stelregel hier bij R&Z: aanbestedingen win je in de laatste week. Dat betekent soms avonden en weekenden zweten tot het af is. Zijn alle antwoorden écht SMART opgeschreven? Zijn alle vragen precies beantwoord? Maar zeker ook: leest het verhaal prettig? Een opdrachtgever krijgt soms meer dan tien keer hetzelfde verhaal te lezen. Geloof ons: dan is hij echt heel blij dat hij een zin niet twee keer hoeft te lezen om te weten wat er staat. Oh, en spel- en typfouten maken je verhaal ook niet sterker. Vrij naar Johan Cruyff: met eindredactie kun je niet winnen, maar je kunt er wel door verliezen.

Hulp bij aanbestedingen nodig, in de vorm van advies, training of redactionele ondersteuning? Neem contact op met René Ravestein of Pieter van Megen, de tenderspecialisten van R&Z.